Top 3 online tools
waarmee je voorkomt dat jouw razendsnelle brein leidt tot inefficiënt werken

Ja, je ziet het goed.
Dit is een vaatdoek.
Hangend aan mijn afzuigkap.
Verlaten.

Waarom ik deze foto in vredesnaam met je deel?

Deze vaatdoek is een praktijkvoorbeeld van hoe mijn brein (en ook dat van jou!) werkt. Een brein dat rázendsnel koppelingen en associaties maakt. Superhandig als je aan het brainstormen bent, of wanneer je de creativiteit de vrije loop wilt laten gaan. Níet zo handig als je gestructureerd en efficiënt wilt werken... 

… dikke kans dat je onderstaande 'vaatdoeksituatie' meteen herkent ツ

Deze vaatdoek was namelijk het begin van een reeks handelingen, ongeorganiseerd, in een inefficiënte volgorde, met non-productieve afloop. Alhoewel, het leidde wel tot deze blog met mijn top 3 tooltips voor jou, om vanaf nu heel efficiënt en georganiseerd te gaan werken! 

Terug naar de vaatdoek. 

Zaterdagochtend. Mijn huis is aan een fikse opruim- en schoonmaakbeurt toe. Ik stroop mijn mouwen in gedachten op (pfiew, 30+ graden). Ik ben er klaar voor. Deze ochtend ga ik dat varkentje even wassen. Ik sta in de keuken, maak een sopje en pak een vaatdoek. Ik plaats deze met goede bedoelingen op de vette afzuigkap en dan…

… zie ik in mijn ooghoek de gieter staan en besef plots dat mijn binnenplanten natuurlijk extra water nodig hebben met dit hete weer, dus ik vul de gieter en begin mijn eerste plant te bewateren. Ik zie dat mijn plant een paar dode blaadjes heeft, zet mijn gieter neer, pluk de blaadjes en loop naar de prullenbak. Ik zie dat de prullenbak bijna vol is en besluit deze vanwege de warmte meteen te legen. Ik loop met de zak richting de kliko buiten en zie bij de achterdeur dat er nog twee zwemhanddoeken buiten hangen. Ik zet de vuilniszak bij de achterdeur neer, haal de handdoeken af en besluit deze even snel naar boven te brengen om meteen de was aan te gaan zetten, zodat deze klaar zal zijn als ik klaar ben met schoonmaken (lekker tijd-efficiënt). Onderaan de trap zie ik echter een berg schoenen liggen. Ik leg de handdoeken neer in de hal en berg de schoenen op in de kast. Ik zie daar de stofzuiger staan en besluit deze (maar niet de handdoeken) vast mee naar boven te nemen (“ik ga toch naar boven”). Bovenaan de trap zie ik een volle mand met schone was staan. Ik zet de stofzuiger neer en gooi deze schone was vast op bed, om op te vouwen. Ik besef echter dat het bloedheet is boven en besluit eerst alle ramen van de bovenverdieping open te zetten. In de tweede kamer loop ik ook naar het raam, maar zie op de stoel wéér die bh liggen, waarvan de beugel er al een geruime tijd irritant en pijnlijk uitpiept. Dat moet nu écht een keer gemaakt worden (“ik heb nu toch tijd”), dus ik ga op zoek naar mijn ‘naaidoosje’. In de kast, waar het naaidoosje ligt, zie ik dat onze paspoorten nog óp de kluis liggen en er niet in. Ik ga op zoek naar de sleutel en de code. Tijdens mijn zoektocht hoor ik ‘de man’ thuiskomen: “Zullen we even lunchen?” roept hij naar boven. "Yes!", ik loop op een draf langs een open kast, een open kluis en een bed vol schone was. Ik stap over de stofzuiger, de naaidoos en de bh heen en loop naar beneden. Langs de handdoeken in de hal, langs de gieter op het dressoir. De keuken in. Daar waar de emmer met koud water en de prullenbak staan. De prullenbak zonder nieuwe zak erin.

Mijn lief staat middenin de keuken. Kijkt met een groot vraagteken boven zijn hoofd naar de afzuigkap. Ik kijk over zijn schouder mee en zie daar… de vaatdoek bungelen. Ik proest er een lach uit en hij snapt niet waarom dit zo grappig is.

Ik wel.

Dit is namelijk een typisch voorbeeld van hoe snel mijn (en jouw!) brein schakelt, ALS ik hier GEEN GRIP op houd. Dat is precies waar het om draait bij efficiënt en gestructureerd werken. Het overzicht en grip houden op. 

Zo’n razendsnel brein, dat snel afgeleid is? Dat achter elkaar goede acties bedenkt. Alleen niet op het juiste moment, of niet in de juiste volgorde (zie eerdere blog: Moet.Ik.Dat.Nu.Doen?) Waardoor je enorm druk bezig kunt zijn, veel doet, maar onderaan de streep eigenlijk niets echt af hebt, niet georganiseerd of efficiënt werkt, of niet met de juiste zaken bezig bent? (zie eerdere blog: The Next Right Move voor jouw bedrijf).

Als bekenden van mij dit lezen, denken ze misschien: Huh, jij? Jij bent toch juist zo gestructureerd. Je denkt overal over na en vergeet bijna nooit wat! Ja oké, ik KAN inderdaad super gestructureerd werken. (Eén van mijn opdrachtgevers noemt mij liefkozend "structopaat" en dat is precies één van de redenen waarom ze mij inhuurt, om overzicht te krijgen en houden op haar (positieve) bedrijfs’chaos’). 

Maar, ik heb daar wel tools voor nodig...

Kijk, op zo’n zaterdagochtend maakt het me geen bal uit dat het zo loopt. Ik doe lekker wat ik wil, in complete vrijheid en flexibiliteit. Heerlijk om zo letterlijk en figuurlijk te ‘rommelen’ in huis. Maar wat mijn bedrijf, mijn werk en het werk voor mijn klanten betreft, is het natuurlijk een heel ander verhaal. Daar wordt niet gerommeld ツ Op dat vlak werk ik zo efficiënt en gestructureerd mogelijk. Hoe ik dit doe? Door gebruik te maken van verschillende tools. Hieronder vind je:

#1] Trello
Trello, de online tool (op laptop én telefoon) waar ik de hele dag, élke dag, in en vanuit werk. Ik gebruik het voor to-do en ta-daaaa lists, terugkerende taken en checklists, projectplanningen, workflows, werkinstructies, afstemming met klanten, braindumps en notities. Ik werk ook samen met mijn klanten IN deze tool.

#2] Timer van smartphone
De timerapp van mijn telefoon, zodat ik full focus, voor een bepaalde tijd werk aan een specifieke taak, project of klant. Deze app zorgt er tevens voor dat ik op tijd en regelmatig wissel tussen de taken, op tijd vertrek voor en van afspraken en op tijd mijn lijf in beweging houd ;)

#3] Digitale agenda
Mijn digitale agenda, waarin ik niet alleen mijn afspraken zet, maar ook blokken plan waarin ik full focus werk aan specifieke taken, projecten en/of klanten. Waarin ik precies zie wanneer ik waaraan moet beginnen voor welke klant. Hoeveel tijd ik in die week heb voor onvoorziene zaken, tijd om mijn brein lekker los te laten gaan op nieuwe ideeën voor mijn bedrijf, het schrijven van blogs, te rommelen ツ, te sporten en andere (privé)zaken. 

Met bovenstaande werkwijze zorg ik er heel gestructureerd voor, dat ik:

• niet inefficiënt ga 'hoppen' tussen verschillende taken, of klanten
• afleiding tot het minimum beperk
• geen tijd tekort heb voor taken
• niets kan vergeten
• deadlines haal
• voldoende ruimte houd voor onvoorziene en inplan voor privézaken

Trello heeft ontzéttend veel mogelijkheden. Het is eenvoudig, overzichtelijk en visueel, wat ik persoonlijk erg prettig vind werken. Je kunt het heel eenvoudig houden, maar ook zo gek en nifty maken als je zelf wilt en andere apps en programma's koppelen. Ook kennis maken met deze tool? Maak dan via deze link een gratis account aan en ga lekker experimenteren.

Wil jij geen tips en blogs meer missen? Schrijf je dan hier in voor de digitale KICKS die onregelmatig en maximaal 1x per maand gratis je inbox in vliegt, met afwisselend tips, online tools en reflectievragen voor de online ondernemer/professional.

Denk jij dat deze blog interessant is voor iemand die jij kent? Dan zou ik het natuurlijk heel tof vinden als je deze wilt delen! Je kunt hiervoor de onderstaande iconen gebruiken: