3 redenen waarom je als ondernemer (zzp'er) je uren MOET en WILT registreren

In deze blog noem ik de 3 redenen waarom jij als ondernemer - en dan met name als zzp’er - je uren MOET, maar zeker ook WILT registreren.

Ik weet het, het is niet het meest sexy onderdeel van ondernemen. Zelf krijg ik ook pukkeltjes van het woord "moeten", maar het is wél belangrijk. Aan het einde van de blog geef ik je ook nog een bonustip hoe jij dit vanaf nu handig en snel kunt gaan doen, dus lees zeker nog even verder…

De eerste reden waarom je je uren MOET registreren, heeft te maken met de belastingdienst:

Als zzp’er kun jij gebruik maken van verschillende fiscale voordelen (aftrekposten op de inkomstenbelasting!) zoals de zelfstandigenaftrek en (in de eerste jaren) de startersaftrek, MITS jij onder andere aan het urencriterium voldoet. Dit criterium houdt in dat je een minimaal aantal uur per jaar in/aan je bedrijf werkt en dit ook aan kunt tonen, als de belastingdienst hierom vraagt. Dit betreft álle uren die je besteedt aan je bedrijf, dus ook 'interne' uren. Nu zal de belastingdienst niet meteen, of elk jaar, bij je op de stoep staan, maar als ze erom vragen, moet jij een logische urenverantwoording kunnen overleggen.

Heel Belangrijk Dus.

Wil je meer weten hoe het precies zit met dat urencriterium, hoeveel uur dat bijvoorbeeld voor dit jaar is en of jij in aanmerking komt voor deze aftrekposten, kijk dan hier op de site van de belastingdienst en/of overleg dit met je boekhouder.

De tweede reden is het goed bijhouden van je declarabele uren ten behoeve van je facturatie. Niet direct voor iedereen van toepassing natuurlijk, maar vooral belangrijk als je op uurbasis werkt en je declarabele uren factureert.

Ik hoor nog veel ondernemers om mij heen zeggen dat ze dit “ongeveer bijhouden”, of de start- en begintijd van de werktijd opschrijven in hun agenda, of sommigen die het zelfs uit hun hoofd doen.

Het risico van uit je hoofd tijd factureren kan zijn dat je wellicht meer uur hebt gewerkt dan dat je factureert. Of als je - zoals ik - op één dag voor meerdere klanten werkt en deze werkzaamheden elkaar afwisselen, wordt het lastig om dit goed per klant bij te houden. Wanneer je de start- en eindtijd handmatig opschrijft, moet je de betreffende werkuren ook weer handmatig uit gaan rekenen of overnemen in een tool of Excel (zonde van je tijd!).

Wanneer je je werktijd goed en digitaal bijhoudt (ik vertel je verderop hoe dit eenvoudig kan):
a] doe je jezelf nooit tekort
b] loop je niet het risico dat de klant denkt dat je “met een vork schrijft” ;), want je kunt je inzet inzichtelijk maken
c] hoef je de effectieve werktijd niet meer handmatig uit te rekenen of over te nemen in een tool 
d] kun je - indien gewenst of gevraagd - een urenverantwoording meesturen met je factuur en
e] uren geautomatiseerd doorzetten naar bepaalde facturatieprogramma’s.

Als jij niet op uurbasis, maar op projectbasis werkt, of een productprijs af moet geven voor een bepaalde klus, wil jij ook weten hoeveel tijd er naar verwachting in een product of project zit, zodat jij een juiste prijs af kunt geven. Wanneer jij je uren bijhoudt, krijg je goed inzicht in hoeveel uur een bepaalde taak of project kost, waardoor jij in de toekomst ook steeds nauwkeuriger je projectprijzen kunt calculeren en jezelf niet in de vingers snijdt.

Dit haakt meteen aan bij nummer drie, een heel belangrijke:

Als ondernemer wil je inzicht hebben!

Inzicht in zaken als:
Hoeveel tijd gaat er naar welk onderdeel in mijn bedrijf?
Waar gaat de rest van mijn tijd naartoe?
Is dat verstandig, of een goede verhouding?
Hoeveel tijd kosten bepaalde specifieke of interne taken eigenlijk?
Komt dat overeen met de prijs die ik ervoor vraag?
Hoeveel tijd gaat het me opleveren als ik een bepaalde taak ga automatiseren, of uit ga besteden (aan bijvoorbeeld een virtueel assistent)?
Hoe is de verhouding declarabel IN mijn bedrijf werken en intern AAN mijn bedrijf werken?
Is dat een gezonde verhouding?
Heb ik misschien een tijdlek?

Wat ik met een "tijdlek" bedoel?
Ik zal het uitleggen aan de hand van een praktijkvoorbeeld, misschien herken je hem wel ;) Toen ik net begon met mijn bedrijf, nog minder focus had en minder gestructureerd werkte, registreerde ik de hele dag netjes mijn declarabele uren voor mijn klanten. Aan het einde van de dag was het soms schrikken: ik had wel 8 of 9 uur zitten werken, maar alles bij elkaar maar 6 uur declarabel geschreven…

Waar was al die andere tijd gebleven?
Ik had op dat moment geen helder overzicht op waar deze kostbare tijd naartoe was 'weggelekt'. Om maar een voorbeeld te noemen: afleiding. Swipen op de telefoon. Werkgerelateerd surfen op internet. *Swipescrollklik*, je bent je vaak onbewust van hoeveel tijd er gaat zitten in het tussendoor surfen op internet, ‘even’ reageren, of iets posten op social media, verspreid over de dag mail beantwoorden en telefoontjes plegen. De ene klik leidde tot de andere…

Het beïnvloedt je focus en je productiviteit enorm!
Een groot gedeelte van deze online uren was ook zeker werkgerelateerd, maar werd niet helder geregistreerd en dus ook niet meegeteld voor mijn urencriterium of declarabele uren.

Dit tijdlek was al heel snel een enorme eye-opener, die mij ertoe zette om:
- mijn werkdagen anders in te richten,
- werkzaamheden te gaan clusteren, in blokken te werken en
- ál mijn tijd te gaan schrijven (ja, je leest het goed, ik schrijf AL mijn gewerkte tijd).

Het inrichten van je werkdagen en het clusteren van je werkzaamheden is een heel hoofdstuk apart en hier zal ik nog eens uitgebreider over schrijven of vloggen (op Instagram), maar het komt allemaal hier op neer:

 Als jij na het lezen van bovenstaande overtuigd bent van het feit dat je je uren digitaal wilt gaan registreren, is misschien jouw volgende vraag: hoe doe ik dit dan snel én simpel?

No worries, I LOVE snel en simpel, dus zoals beloofd hierbij nog de bonus-TIP:

Wanneer jij je uren wilt gaan registeren, dan zou ik zeker eens naar deze (gratis) tool kijken:

Toggl is een tool waarmee jij heel eenvoudig je uren kunt registreren, online en offline, via je browser, laptop en/of je telefoon. Per klant, per project, zelfs per taak als je dat zou willen. Je kunt een timer mee laten lopen (*klik-aan-klik-uit*) wanneer je met bepaalde taken bezig bent en veel afwisselt, of zelf de tijd invoeren. De timer gebruiken is ontzettend handig als je achter je computer zit en bijvoorbeeld wisselt tussen klanten en taken.

Daarnaast kun je verschillende overzichten/rapporten inzien en exporteren, op basis van door jou gekozen filters, die het inzicht geven dat jij zo hard nodig hebt. Ook kun je Toggl aan diverse administratieprogramma’s koppelen (zoals Moneybird), zodat jij deze uren met één klik door kunt zetten naar je facturatie.

Ik gebruik Toggl al vanaf de start van mijn bedrijf en wil/kan niet meer zonder! Toggl heeft een gratis versie, waar je al ontzettend veel mee kan (deze gebruik ik zelf). Daarnaast heeft Toggl ook een betaalde variant, waarmee nóg meer mogelijk is.

Ik hoop dat je wat hebt gehad aan de tips in deze blog en wens je veel succes met jouw urenregistratie & analyse! Heb je hier nog vragen over? Neem dan gerust contact met me op.

Als online sidekick help ik andere ondernemers onder andere met handige tooltips, meer tijd & structuur in en online zichtbaarheid van hun bedrijf. Als jij geen tips en blogs meer wilt missen, schrijf je dan hier in voor de digitale KICKS die 1x per circa 6 weken gratis je inbox in vliegt, boordevol tips, tricks en reflectievragen voor de (online) ondernemer.

Denk jij dat deze blog interessant is voor iemand die jij kent? Dan zou ik het natuurlijk heel tof vinden als je deze wilt delen! Je kunt hiervoor de onderstaande iconen gebruiken: